En réponse aux incertitudes présentées par Covid-19, de nombreuses entreprises et universités ont demandé à leurs employés de travailler à distance. Alors que près d’un quart de la main-d’œuvre américaine travaille déjà à domicile au moins une partie du temps, les nouvelles politiques laissent de nombreux employés – et leurs gestionnaires – travailler hors du bureau et séparés les uns des autres pour la première fois.
Bien qu’il soit toujours préférable d’établir à l’avance des politiques claires de travail à distance et de formation, en temps de crise ou dans d’autres circonstances en évolution rapide, ce niveau de préparation peut ne pas être réalisable. Heureusement, il existe des mesures spécifiques fondées sur la recherche que les gestionnaires peuvent prendre sans grand effort pour améliorer l’engagement et la productivité des employés distants, même lorsqu’ils n’ont que peu de temps pour se préparer.
Défis courants du travail à distance
Pour commencer, les responsables doivent comprendre les facteurs qui peuvent rendre le travail à distance particulièrement exigeant. Dans le cas contraire, les employés très performants peuvent subir des baisses de rendement au travail et d’engagement lorsqu’ils commencent à travailler à distance, en particulier en l’absence de préparation et de formation. Les défis inhérents au travail à distance comprennent:
Manque de supervision en personne: les gestionnaires et leurs employés expriment souvent des inquiétudes quant au manque d’interaction en face à face. Les superviseurs craignent que les employés ne travaillent pas aussi dur ou aussi efficacement (bien que la recherche indique le contraire, du moins pour certains types d’emplois). De nombreux employés, en revanche, ont du mal à avoir un accès réduit au soutien de la direction et à la communication. Dans certains cas, les employés ont le sentiment que les gestionnaires à distance sont déconnectés de leurs besoins et ne sont donc ni favorables ni utiles pour faire leur travail.
Manque d’accès aux informations: les travailleurs nouvellement distants sont souvent surpris par le temps et les efforts supplémentaires nécessaires pour localiser les informations de leurs collègues. Même obtenir des réponses à ce qui semble être des questions simples peut sembler être un obstacle majeur pour un travailleur basé à domicile.
Ce phénomène va au-delà du travail lié à la tâche aux défis interpersonnels qui peuvent surgir parmi les collègues à distance. Des recherches ont montré qu’un manque de «connaissance mutuelle» parmi les travailleurs à distance se traduit par une moindre volonté de donner aux collègues le bénéfice du doute dans des situations difficiles. Par exemple, si vous savez que votre collègue passe une mauvaise journée, vous verrez un e-mail brusque de sa part comme un produit naturel de son stress. Cependant, si vous recevez cet e-mail d’un collègue distant, sans aucune compréhension de sa situation actuelle, vous êtes plus susceptible de vous offenser, ou au minimum de ne pas penser au professionnalisme de votre collègue. C’est très important à prendre en compte en Management.
Isolement social: la solitude est l’une des plaintes les plus courantes concernant le travail à distance, les employés manquant de l’interaction sociale informelle d’un bureau. On pense que les extravertis peuvent souffrir davantage de l’ isolement à court terme, en particulier s’ils n’ont pas la possibilité de se connecter avec d’autres dans leur environnement de travail à distance. Cependant, sur une période plus longue, l’isolement peut amener tout employé à se sentir moins «appartenir» à son organisation, et peut même entraîner une intention accrue de quitter l’entreprise.
Distractions à la maison: nous voyons souvent des photos représentant le travail à distance qui représentent un parent tenant un enfant et tapant sur un ordinateur portable, souvent assis sur un canapé ou sur le sol du salon. En fait, c’est une terrible représentation d’un travail virtuel efficace. En règle générale, nous encourageons les employeurs à s’assurer que leurs travailleurs à distance disposent à la fois d’un espace de travail dédié et d’un service de garde adéquat avant de leur permettre de travailler à distance. Pourtant, dans le cas d’une transition soudaine vers le travail virtuel, il y a beaucoup plus de chances que les employés soient aux prises avec des espaces de travail sous-optimaux et (dans le cas des fermetures d’ écoles et de garderies ) des responsabilités parentales imprévues. Même dans des circonstances normales, les exigences de la famille et du domicile peuvent avoir une incidence sur le travail à distance; les gestionnaires devraient s’attendre à ce que ces distractions soient plus importantes pendant cette transition non planifiée du travail à domicile.
Comment les gestionnaires peuvent soutenir les employés distants
Autant le travail à distance peut être semé d’embûches, mais les managers peuvent également prendre des mesures relativement rapides et peu coûteuses pour faciliter la transition. Les actions que vous pouvez entreprendre aujourd’hui incluent:
Établissez des enregistrements quotidiens structurés: de nombreux gestionnaires à distance réussis établissent un appel quotidien avec leurs employés distants. Cela peut prendre la forme d’une série d’appels individuels, si vos employés travaillent de manière plus indépendante les uns des autres, ou d’un appel d’équipe, si leur travail est hautement collaboratif. La caractéristique importante est que les appels sont réguliers et prévisibles, et qu’il s’agit d’un forum dans lequel les employés savent qu’ils peuvent vous consulter et que leurs préoccupations et questions seront entendues.
Fournissez plusieurs options de technologie de communication différentes: le courrier électronique seul est insuffisant. Les travailleurs à distance bénéficient d’une technologie «plus riche», comme la vidéoconférence, qui donne aux participants de nombreux indices visuels qu’ils auraient s’ils étaient en face à face. La visioconférence présente de nombreux avantages, en particulier pour les petits groupes: les repères visuels permettent une «connaissance mutuelle» accrue des collègues et contribuent également à réduire le sentiment d’isolement entre les équipes. La vidéo est également particulièrement utile pour les conversations complexes ou sensibles, car elle semble plus personnelle que la communication écrite ou audio uniquement.
Il existe d’autres circonstances où une collaboration rapide est plus importante que les détails visuels. Pour ces situations, fournissez une fonctionnalité de messagerie individuelle compatible mobile (comme Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) qui peut être utilisée pour des conversations plus simples et moins formelles, ainsi que pour des communications urgentes.
Si votre entreprise ne dispose pas d’outils technologiques déjà en place, il existe des moyens peu coûteux d’obtenir des versions simples de ces outils pour votre équipe, en guise de solution à court terme. Consultez le service informatique de votre organisation pour vous assurer qu’il existe un niveau approprié de sécurité des données avant d’utiliser l’un de ces outils.
Et puis établir des «règles d’engagement»: le travail à distance devient plus efficace et plus satisfaisant lorsque les managers fixent des attentes en matière de fréquence, de moyens et de timing idéal de communication pour leurs équipes. Par exemple, « Nous utilisons la vidéoconférence pour les réunions d’enregistrement quotidiennes, mais nous utilisons la messagerie instantanée lorsque quelque chose est urgent. » De plus, si vous le pouvez, indiquez à vos employés le meilleur moyen et l’heure de vous joindre pendant la journée de travail (par exemple, « J’ai tendance à être plus disponible tard dans la journée pour des conversations téléphoniques ou vidéo ad hoc, mais en cas d’urgence plus tôt dans la journée le jour, envoyez-moi un SMS. ») Enfin, gardez un œil sur la communication entre les membres de l’équipe (dans la mesure appropriée), pour vous assurer qu’ils partagent les informations au besoin.
Nous recommandons aux responsables d’établir ces «règles d’engagement» avec les employés le plus tôt possible, idéalement lors de la première réunion d’enregistrement en ligne. Bien que certains choix concernant des attentes spécifiques puissent être meilleurs que d’autres, le facteur le plus important est que tous les employés partagent le même ensemble d’attentes en matière de communication.
Offrir des possibilités d’interaction sociale à distance: l’ une des étapes les plus essentielles qu’un gestionnaire peut prendre est de structurer les moyens permettant aux employés d’interagir socialement (c’est-à-dire d’avoir des conversations informelles sur des sujets non professionnels) tout en travaillant à distance. Cela est vrai pour tous les travailleurs à distance, mais particulièrement pour les travailleurs qui ont été brusquement transférés hors du bureau.
Le moyen le plus simple d’établir une interaction sociale de base est de laisser un peu de temps au début des appels d’équipe uniquement pour les éléments non liés au travail (par exemple, « Nous allons passer les premières minutes à nous rattraper. Comment était votre week-end? »). D’autres options incluent des pizzas virtuelles (dans lesquelles la pizza est livrée à tous les membres de l’équipe lors d’une visioconférence), ou des soirées de bureau virtuelles (dans lesquelles des «paquets de soins» de fête peuvent être envoyés à l’avance pour être ouverts et dégustés simultanément). Bien que ces types d’événements puissent sembler artificiels ou forcés, les gestionnaires expérimentés des travailleurs à distance (et les travailleurs eux-mêmes) rapportent que les événements virtuels aident à réduire le sentiment d’isolement, favorisant un sentiment d’appartenance.
Offrir des encouragements et un soutien émotionnel: en particulier dans le contexte d’un passage brusque vers le travail à distance, il est important que les gestionnaires reconnaissent le stress, écoutent les angoisses et les préoccupations des employés et comprennent leurs difficultés. Si un employé nouvellement éloigné est clairement en difficulté mais ne communique pas de stress ou d’anxiété, demandez-lui comment il va. Même une question générale telle que «Comment cette situation de travail à distance fonctionne-t-elle pour vous jusqu’à présent?» peut obtenir des informations importantes que vous n’entendriez peut-être pas autrement. Une fois que vous posez la question, écoutez attentivement la réponse et répétez-la brièvement à l’employé, pour vous assurer que vous avez bien compris. Laissez le stress ou les préoccupations de l’employé (plutôt que les vôtres) être au centre de cette conversation. N’hésitez pas à essayer d’utiliser Klaxoon pour cela !
Les recherches sur l’intelligence émotionnelle et la contagion émotionnelle nous indiquent que les employés se tournent vers leurs managers pour savoir comment réagir aux changements soudains ou aux situations de crise. Si un manager communique son stress et son impuissance, cela aura ce que Daniel Goleman appelle un effet de «retombée» sur les employés. Les leaders efficaces adoptent une approche à deux volets, reconnaissant à la fois le stress et l’anxiété que les employés peuvent ressentir dans des circonstances difficiles, mais aussi affirmant leur confiance dans leurs équipes, en utilisant des expressions telles que «nous avons ceci» ou «ceci est difficile, mais je sais que nous pouvons y faire face »ou« cherchons des moyens d’utiliser nos forces pendant cette période. » Avec ce soutien, les employés sont plus susceptibles de relever le défi avec un sens du but et de la concentration.
Nous ajouterons notre propre note d’encouragement aux managers confrontés au travail à distance pour la première fois: vous avez ceci. Faites-nous part dans les commentaires de vos propres conseils pour gérer vos collaborateurs distants.
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